การจัดการรายชื่อโครงการสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่รู้สึกว่าโครงการของพวกเขาสมควรได้รับความสนใจอย่างเต็มที่อาจเป็นเรื่องที่ล้นหลาม หากเป็นความรับผิดชอบของคุณที่จะต้องพิจารณาว่าสิ่งใดมีความสำคัญและสิ่งใดควรเป็นลำดับต่อไปในแนวโครงการที่ดูเหมือนวิกฤติ จะต้องคำนึงถึงปัจจัยสี่ประการ ได้แก่ ความเร่งด่วน ต้นทุน เหตุการณ์ที่ไม่คาดฝัน ทรัพยากรและทางเลือกอื่น
เร่งด่วน
ความเร่งด่วนควรเป็นปัจจัยหลักในการตัดสินใจเลือกโครงการที่จะจัดการก่อน แต่ต้องกำหนดความเร่งด่วนก่อน ประโยชน์และปัจจัยเสี่ยงคืออะไร? ค่าใช้จ่ายของการอยู่เฉยคืออะไร? หากต้นทุนของการไม่ทำโครงการส่งผลเสียต่อธุรกิจ ทางเลือกเดียวของคุณคือดำเนินการต่อไป จัดสรรทรัพยากรของคุณตามความเหมาะสมและกำหนดเวลาที่จะต้องดำเนินการโครงการสำคัญเหล่านี้ให้เสร็จสิ้น
ค่าใช้จ่าย
จะเกิดอะไรขึ้นเมื่อต้นทุนเป็นปัจจัยสำคัญ? การใช้เครื่องมือการจัดการโครงการสามารถช่วยให้คุณกำหนดได้ว่าโครงการจะมีค่าใช้จ่ายเท่าใด แต่อย่าลืมเปรียบเทียบตัวเลขนั้นกับต้นทุนของการไม่ทำโครงการ (มีค่าใช้จ่ายที่ไม่ต้องดำเนินการเสมอ) ต่อไป คุณจะต้องกำหนดว่าโครงการใดจะแล้วเสร็จในระยะเวลาน้อยที่สุด เครื่องมือที่คุณสามารถใช้ตัดสินใจเหล่านี้ ได้แก่ การคิดต้นทุนตามกิจกรรม การประมาณค่าแบบอะนาล็อก การประมาณค่าพารามิเตอร์ และการประมาณค่าสามจุด เช่น PERT (การประเมินโปรแกรมและเทคนิคการทบทวน)
นานแค่ไหนกว่าจะปรุงกับไข่ง่าย ๆ
เหตุการณ์ไม่คาดฝัน
เมื่อคุณได้ตอบคำถามเรื่องความเร่งด่วนและค่าใช้จ่ายแล้ว คุณจะต้องวิเคราะห์ว่าเหตุการณ์ที่ไม่คาดฝันอาจส่งผลกระทบต่อโครงการที่กำลังดำเนินอยู่อย่างไร มีการวางแผนการเปลี่ยนแปลงนโยบายหรือโปรแกรมที่จะเกิดขึ้นหรือไม่? มีอะไรเปลี่ยนแปลงบ้างตั้งแต่เพิ่มโปรเจ็กต์ในคิว ถ้าเป็นเช่นนั้น สถานการณ์ใด ๆ เหล่านี้จะเปลี่ยนความเร่งด่วนหรือต้นทุนของโครงการของคุณหรือไม่? คำถามเหล่านี้เป็นคำถามทั้งหมดที่ต้องตอบในขณะที่ตรวจสอบโครงการที่เปิดอยู่ของคุณ
แหล่งข้อมูลและทางเลือก
แผนภูมิกิจกรรมตามลูกศรสามารถช่วยคุณกำหนดโครงการที่อาจเชื่อมต่อได้ การรับมุมมองในการเชื่อมต่อช่วยให้คุณสามารถจัดสรรทรัพยากรได้อย่างถูกต้องและแม้กระทั่งกำหนดโครงการตามความเชี่ยวชาญพิเศษ สิ่งนี้สามารถเพิ่มทรัพยากรอื่นๆ ที่คุณสามารถจัดสรรให้กับโปรเจ็กต์ที่ไม่เกี่ยวข้อง ซึ่งช่วยลดปัญหาคอขวดของโปรเจ็กต์ในคิว นอกจากนี้ การดำเนินการวิเคราะห์เส้นทางวิกฤตยังทำให้ง่ายต่อการแมปงานที่จำเป็นแต่ละอย่างที่จำเป็นต่อการทำโครงการให้เสร็จ นอกจากนี้ยังเผยให้เห็นพื้นที่โครงการที่อาจต้องพึ่งพาผู้อื่น ต่อไป ดูว่ามีทางเลือกอื่นในการทำโครงการให้เสร็จตามที่ได้วางไว้ในตอนแรกหรือไม่ เมื่อมีข้อสงสัย — และหากคุณไม่มีแบนด์วิดท์เพื่อทำการวิเคราะห์เหล่านี้ — ขอความช่วยเหลือจากผู้จัดการโครงการ
พิจารณาปัจจัยทั้งหมดที่กล่าวมาข้างต้น แล้วพิจารณาค่าใช้จ่ายในการจ้างผู้จัดการโครงการที่มีคุณสมบัติเหมาะสมซึ่งมีทักษะในการตัดสินใจดังกล่าว อาจดูมีค่าใช้จ่ายสูง แต่การหมุนล้อและติดขัดเนื่องจากการไม่ใช้งานอาจมีป้ายราคาสูงกว่า ความเสี่ยงที่จะพลาดโอกาสก็มีราคาแพงเช่นกัน
พจน์หมายถึงอะไรในบทกวี
การทำให้องค์กรของคุณอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่สุดในการรักษาความคล่องตัวและประสิทธิผลไม่เคยมีความสำคัญมากไปกว่านี้ เมื่อทำการวางแผนโครงการและการตัดสินใจด้านการจัดการ ต้องแน่ใจว่าคุณไม่ได้สวมชุดปิดตาและพิจารณาแต่ละมุมมองในการก้าวไปข้างหน้ากับงาน
