ไม่มีใครสมบูรณ์แบบ. เมื่อคุณเล่นกลกับลูกค้าจำนวนมากหรือรายการสิ่งที่ต้องทำยาวๆ อีเมลบางฉบับอาจไม่เปิดในโทรศัพท์ของคุณเป็นระยะเวลาที่น่าอาย แม้ว่าคุณอาจรู้สึกละอาย ประหม่า หรืออารมณ์เสียเมื่อรู้ว่าทำผิดพลาด สิ่งสำคัญคือต้องแก้ไขสถานการณ์ด้วยการสื่อสารกับบุคคลที่เกี่ยวข้องผ่านการตอบกลับอีเมลขอโทษที่ล่าช้า
หากการสื่อสารเป็นลายลักษณ์อักษรไม่ใช่มือขวาของคุณและคุณกำลังดิ้นรนเพื่อสร้างอีเมลนี้ อย่าตกใจ! เราได้สร้างเทมเพลตการตอบกลับอีเมลล่าช้าสี่แบบสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เพื่อให้คุณสามารถมีข้อมูลพื้นฐานในการตอบกลับด้วยการขอโทษอย่างจริงใจ และวางแผนที่จะก้าวไปข้างหน้าร่วมกัน
พื้นฐาน
ไม่ว่าคุณจะเขียนอีเมลตอบกลับล่าช้าด้วยเหตุผลใดก็ตาม มีสิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำบางประการในการสร้างข้อความนี้
- จำองค์ประกอบที่เหมาะสมทั้งหมดของการสื่อสารอย่างมืออาชีพ อีเมลนี้มีจุดประสงค์เพื่อขอโทษและแสดงให้เห็นว่าคุณยังเป็นมืออาชีพที่คู่ควรกับการทำงานด้วย มีหัวข้อเฉพาะเจาะจงโดยตรง เริ่มต้นด้วยการทักทายแบบมืออาชีพ ตรวจทานเสมอ หลีกเลี่ยงคำแสลงที่ไม่เป็นทางการ รักษาน้ำเสียงแบบมืออาชีพ และลงท้ายด้วยลายเซ็นปิด เมื่อคุณได้รับการตอบกลับล่าช้า คุณอาจดูไม่เป็นระเบียบและไม่เป็นมืออาชีพ ต่อสู้กับความคิดนั้นด้วยโน้ตที่สร้างสรรค์และรอบคอบซึ่งยึดมั่น ทุกมาตรฐานระดับมืออาชีพของการสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ .
- ยอมรับการตำหนิเมื่อถึงกำหนดโทษ ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลอะไรก็ตามที่ทำให้อีเมลล่าช้า — ไม่ว่าจะมีเหตุฉุกเฉินส่วนบุคคลหรือคุณลืมไปโดยสิ้นเชิง — ขออภัยอย่างจริงใจสำหรับความล่าช้า การยอมรับความผิดนั้นจะแสดงให้เห็นว่าคุณมีความรับผิดชอบต่องานของคุณ และไม่เพียงแค่โยนความผิดให้คนอื่น
- เปิดใจและซื่อสัตย์ หากคุณรู้สึกสบายใจ คุณสามารถบอกสาเหตุของความล่าช้าได้ อย่าลงรายละเอียดส่วนตัวมากเกินไป แทนที่จะบอกว่าแม่ของคุณได้รับการวินิจฉัยว่าเป็นมะเร็ง แค่พูดว่าคุณได้รับข่าวร้ายเกี่ยวกับสมาชิกในครอบครัวและคุณหมกมุ่นอยู่กับการช่วยเหลือพวกเขาผ่านช่วงเวลาที่ยากลำบากนี้ ทุกคนสามารถสัมพันธ์กับความจริงที่ว่าในชีวิตมีสิ่งต่างๆ เกิดขึ้น การมองเห็นชีวิตของคุณเพียงเล็กน้อยโดยไม่เปิดเผยมากเกินไป สามารถทำให้พวกเขาคิดว่าคุณกำลังเผชิญอะไรอยู่ และพวกเขาจะเข้าใจมากขึ้นว่าคุณมาจากไหน
- อย่าใช้อารมณ์มากเกินไป แม้ว่าการซื่อสัตย์กับลูกค้าเป็นสิ่งสำคัญ เนื่องจากสามารถส่งเสริมความไว้วางใจได้ แต่ก็มีความแตกต่างระหว่างความซื่อสัตย์และ TMI ไม่ว่าคุณจะกำลังเผชิญกับอะไร การสื่อสารอย่างมืออาชีพไม่ใช่ที่สำหรับระบายปัญหาของคุณ ให้คำตอบของคุณขัดเกลาและลบรายละเอียดที่ไม่จำเป็น คุณสามารถพูดได้ว่าคุณประสบกับความสูญเสีย แต่อย่าเจาะจงไปมากกว่านี้
- ให้รายละเอียดขั้นตอนต่อไปของคุณเกี่ยวกับสิ่งที่คุณวางแผนจะทำต่อไป ที่สำคัญที่สุด ให้แก้ไขการสื่อสารที่ขาดหายไปนี้กับแผนรายละเอียดของคุณว่าคุณจะย้ายโครงการไปข้างหน้าอย่างไรเมื่อคุณตามทัน ให้พวกเขารู้ว่าขั้นตอนของคุณคืออะไร ต้องการอะไรจากพวกเขา และคุณทั้งสองจะทำงานร่วมกันได้อย่างไรเพื่อให้โครงการที่คุณกำลังดำเนินการกลับมาเร็วขึ้น
การสื่อสารอย่างเปิดเผยและตรงไปตรงมาสามารถแก้ปัญหาได้แทบทุกอย่าง อีเมลที่มีถ้อยคำที่ดีสามารถช่วยให้คุณกลับไปแก้ไขความสัมพันธ์ทางอาชีพนี้ได้
เทมเพลตการตอบกลับอีเมลล่าช้า
1. เมื่อคุณลืมตอบ
เราทุกคนมีความผิดในเรื่องนี้ คุณเปิดอีเมลตอบกลับในหัวของคุณ จดบันทึกจิตใจที่จะตอบสนองในภายหลัง และจากนั้นคุณ…ไม่ตอบสนอง ตามเวลาที่คุณจำได้ คุณได้ปล่อยให้พวกเขาแขวนคอเป็นเวลาหนึ่งสัปดาห์หรือนานกว่านั้น
วิธีการคิดโครงเรื่อง
ดังนั้นคุณจะสร้างการตอบสนองอย่างไรเพื่อไม่ให้คุณดูไม่เป็นมืออาชีพและไม่เป็นระเบียบ?
ผู้รับ –
ฉันขอโทษที่ส่งคืนอีเมลของคุณตอนนี้เท่านั้น ฉันอ่านอีเมลของคุณหลังจากที่คุณส่งไปไม่นาน และตั้งใจจะตอบกลับในเย็นวันนั้น เมื่อทุกอย่างเกิดขึ้น มันหายไปจากการสับเปลี่ยน และฉันหวังว่าคุณจะยกโทษให้ฉันสำหรับการตอบกลับที่ล่าช้า
เมื่อคุณขอโทษแล้ว คุณสามารถตอบกลับอีเมลของพวกเขาต่อไปได้
2. เมื่อคุณพลาดกำหนดเวลาของโครงการ
บางครั้งการตอบกลับอีเมลช้าอาจทำให้คุณพลาดกำหนดเวลา ในกรณีนี้ คุณไม่เพียงแต่ต้องขอโทษแต่ต้องทำงานร่วมกับลูกค้าเพื่อสร้างไทม์ไลน์ที่เปลี่ยนแปลงซึ่งตรงกับความต้องการของคุณทั้งสอง การเสนอวิธีแก้ไขปัญหาและข้อเสนอแนะในส่วนของคุณจะแสดงให้เห็นว่าคุณพร้อมที่จะแก้ปัญหาและปรับตัว
ผู้รับ –
ฉันเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่าฉันยังไม่ได้ดำเนินการในส่วนนี้ของโครงการให้เสร็จ และฉันพลาดกำหนดส่งของเรา ฉันมีเหตุการณ์ส่วนตัวเกิดขึ้นซึ่งส่งผลต่อความพร้อมของฉัน [หรือ] เนื่องจากความยุ่งยากที่คาดไม่ถึง งานส่วนนี้จึงใช้เวลานานกว่าที่ฉันได้จัดสรรไว้ก่อนหน้านี้ในไทม์ไลน์ของเรา ขออภัยสำหรับภาวะแทรกซ้อนที่อาจเกิดขึ้นกับคุณ ฉันเชื่อว่าด้วยความพยายามอย่างเต็มที่ ฉันจะสามารถดำเนินการในส่วนนี้ของโครงการให้เสร็จสิ้นภายในวันที่นี้ เพื่อที่จะกลับไปสู่เส้นทางเดิมและเข้าสู่เส้นตายถัดไปของเรา เราขอแนะนำให้คุณนำบุคคลนี้มาช่วยเราทำโครงการให้เสร็จ
ใช้ความผิดพลาดนี้เพื่อทำความเข้าใจทักษะการบริหารเวลาของคุณและคาดการณ์ในอนาคตว่าคุณจะพลาดกำหนดเวลาหรือไม่ บางครั้งชีวิตก็เกิดขึ้นและสิ่งต่างๆ เกิดขึ้น แต่ถ้าคุณสามารถบอกใครสักคนก่อนถึงเส้นตายที่พลาดไปว่าคุณอาจต้องขยายเวลา พวกเขาสามารถสับเปลี่ยนสิ่งต่างๆ ได้อย่างรวดเร็วยิ่งขึ้น เพื่อให้คุณสามารถทำงานร่วมกันในการแก้ปัญหา
วิธีการเขียนนวนิยายโรแมนติกที่ดี
3. เมื่อคุณกลับจากนอกเวลา
เมื่อใดก็ตามที่คุณจะออกจากสำนักงานสักสองสามวัน คุณควรตั้งค่าการตอบกลับอัตโนมัติที่มีรายละเอียดเมื่อคุณจะกลับมา วิธีที่สามารถติดต่อคุณได้ในกรณีฉุกเฉิน และบุคคลที่สามารถติดต่อได้ใน ในขณะเดียวกันสำหรับการตอบสนองอย่างรวดเร็ว อย่างไรก็ตาม หากคุณไม่ได้อยู่ข้างนอกโดยไม่คาดคิดหรือลืมไปเลย นี่เป็นวิธีที่ดีในการตอบกลับข้อความด่วนที่อยู่ในกล่องจดหมายของคุณ
ผู้รับ –
ขอบคุณมากสำหรับอีเมลของคุณ! ฉันขอโทษที่ตอบกลับล่าช้า ฉันออกจากสำนักงานตั้งแต่ [วันที่นี้] จนถึงเช้าวันนี้เพื่อดูแลเรื่องส่วนตัว แต่ตอนนี้ฉันพร้อมแล้วและยินดีที่จะตอบคำถามของคุณ
คุณสามารถให้เหตุผลที่เจาะจงมากขึ้นสำหรับการขาดงานของคุณ หากคุณสนิทกับลูกค้า แต่คุณสามารถคลุมเครือเท่าที่จำเป็นเพื่อให้คุณรู้สึกสบายใจ
หลังจากเปิดแล้ว คุณสามารถให้ข้อมูลตามที่ลูกค้าต้องการได้
4. เมื่อคุณไม่สามารถปฏิบัติตามข้อกำหนดของโครงการได้อีกต่อไป
เกิดเหตุฉุกเฉินขึ้น สมาชิกในครอบครัวป่วยหนัก คนที่คุณรักเสียชีวิต คุณประสบอุบัติเหตุและถูกคุมขังในโรงพยาบาล บางครั้งชีวิตก็ขัดขวางการทำงานและคุณไม่สามารถทำโครงการที่คุณสัญญาว่าจะทำให้เสร็จได้
เมื่อคุณตอบกลับอีเมลช้าและต้องบอกพวกเขาว่าคุณไม่สามารถทำโปรเจ็กต์ได้อีกต่อไป จัดการเรื่องอย่างสง่างาม และเสนอวิธีแก้ปัญหาที่คุณทำได้คือกุญแจสำคัญ
นี่คือตัวอย่างอีเมลที่คุณสามารถปรับเปลี่ยนเพื่ออธิบายสถานการณ์ของคุณได้
ผู้รับ –
เมื่อเร็ว ๆ นี้ ฉันประสบกับเหตุการณ์ร้ายแรงในชีวิตส่วนตัวซึ่งส่งผลกระทบอย่างมากต่อความสามารถในการทำงานของฉัน เนื่องด้วยกิจกรรมนี้ ฉันจึงไม่สามารถดำเนินโครงการของคุณให้เสร็จสิ้นได้เพียงพออีกต่อไป ในอนาคตอันใกล้นี้ ฉันตัดสินใจหาเวลาว่างไปช่วยครอบครัว และฉันจะไม่สโครงการ.
ในสถานที่ของฉัน ฉันขอแนะนำบุคคลนี้ให้รับช่วงต่อจากนี้ ฉันกรอกรายละเอียดโครงการของคุณและคัดลอกมาในอีเมลนี้ เพื่อให้คุณทั้งสองสามารถเริ่มพูดคุยเกี่ยวกับขั้นตอนต่อไปที่จำเป็นในโครงการได้ บุคคลนี้มีประสบการณ์มากมายในด้านนี้ และฉันคิดว่าคุณจะสนุกไปกับการทำงานกับพวกเขา
สำเนา คนใหม่ที่คุณแนะนำให้รับช่วงต่องาน ในอีเมลเพื่อให้ลูกค้าของคุณสามารถเริ่มทำงานกับพวกเขาได้ทันที การทำเช่นนี้จะช่วยให้ทุกคนเริ่มต้นทำโปรเจ็กต์ที่คุณทำค้างไว้ได้โดยเร็วที่สุด
ปริมาณงานที่คุณต้องทำในการเปลี่ยนโครงการจะขึ้นอยู่กับประเภทของงานที่คุณทำเป็นอย่างมาก หากคุณเป็นช่างวิดีโออิสระและไม่สามารถครอบคลุมงานกิจกรรมได้อีกต่อไป คุณสามารถแจ้งรายละเอียดกิจกรรมและความคาดหวังของลูกค้าใหม่ให้กับ freelancer คนใหม่ เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าควบคุมงานจากที่นั่นได้ หากคุณกำลังเปลี่ยนโครงการให้กับบุคคลอื่นในบริษัทของคุณ หวังว่าพวกเขาจะคุ้นเคยกับรายละเอียดงานของคุณและลูกค้าที่พวกเขากำลังรับช่วงต่ออยู่ในขณะนี้
รักษาการตอบกลับอีเมลล่าช้าของคุณอย่างซื่อสัตย์
แม้ว่าคุณจะใช้เวลาหลายวันในการตอบกลับ สิ่งสำคัญที่สุดที่คุณสามารถทำได้เพื่อกอบกู้ความสัมพันธ์คือการเปิดใจและซื่อสัตย์กับการสื่อสารของคุณ ผู้คนให้ความสำคัญกับความซื่อสัตย์ และการขอโทษอย่างแท้จริงสำหรับความล่าช้าจะส่งข้อความที่แข็งแกร่งว่าคุณพร้อมที่จะแก้ไขข้อผิดพลาดของคุณ
วิธีแขวนไม้แขวน macrame
ในอนาคต พยายามจำไว้ว่าการตอบสนองสั้นๆ ดีกว่าการเงียบ หากคุณไม่มีเวลาส่งคำตอบแบบเต็ม ให้ส่งอีเมลสั้นๆ ว่าคุณได้รับข้อความจากเขาแล้ว และหวังว่าจะได้พูดคุยกับพวกเขาในรายละเอียดเร็วๆ นี้ จากนั้น ตั้งค่าการเตือนความจำในโทรศัพท์เพื่อให้คุณตอบกลับเมื่อคุณมีเวลามากขึ้น รู้ว่าพวกเขายังไม่ลืม แต่คุณกำลังจัดการอย่างอื่น ส่งข้อความที่คุณห่วงใย อย่าชะลอการตอบสนอง การสละเวลาสักครู่เพื่อส่งข้อความด่วนสามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างได้
